Klaar voor de toekomst

Samen met bibliotheken werken we graag aan de uitdagingen rondom leesbevordering, leesplezier en een leven lang leren. Daar hoort ook een passende dienstverlening rondom de collectie bij. Denk aan aankoopgemak, persoonlijk advies en tijdige leveringen. Om klaar te zijn voor de toekomst, waarin het mogelijk is om vraag gestuurd aanbod te leveren, klimaatneutraal en duurzaam, investeren we al een tijd in de livegang van een nieuw productiesysteem.

Op 1 juli zijn we live gegaan!

Wat is er veranderd?

Ondanks uitgebreid vooraf testen zijn in de opstart van het nieuwe systeem enkele aanloopproblemen ontstaan. We werken op dit moment hard aan de gewenste verbeteringen. Bekijk hieronder de meest gestelde vragen en antwoorden.

Collectie selecteren, bestellen en levering

1. Werken alle koppelingen nog?

Jazeker! We testen met alle leveranciers van de verschillende bibliotheeksystemen, zoals OCLC (Wise), Axiell (V-Smart) en Aura. Voor de koppeling met Brocade verandert er niets. Dit loopt via een ander systeem, waarin geen wijzigingen plaatsvinden.

Mocht je toch problemen ervaren, neem dan contact met ons op.

2. Verandert er iets in het bestelproces?

Nee, tijdens het bestellen merk je niets van ons nieuwe systeem. Je kunt nog steeds via je eigen bibliotheeksysteem bestellen of via onze webshop.

3. Verandert er iets aan het (week)aanbod?

Nee, het aanbod zoals je dat nu van ons gewend bent, blijft bestaan. Je vindt de aanbiedingen terug in de bestelbestanden van je bibliotheeksysteem. In de webshop zijn de boeken die binnen de aanbiedingen vallen wel beschikbaar, maar de aanbieding is niet altijd zichtbaar.

4. Hou ik mijn bestelhistorie in de webshop van NBD Biblion?

In het nieuwe systeem nemen we de bestelhistorie mee vanaf 1 januari 2019. Dit betekent de historie van de afgelopen 4,5 jaar.

5. Verandert er iets aan de verzending?

In eerste instantie niet. Wel zijn we bezig om je als klant meer inzicht te geven in de status van je bestelling. Dit kan nog nu niet, maar we zijn achter de schermen al bezig om deze plannen verder uit te werken.

Facturering

1. Wat verandert er aan de facturering?

Inrichting van de facturatie blijft zoals het is
Als je nu verschillende facturen ontvangt voor bijvoorbeeld verschillende vestigingen, of dBos, dan ontvang je na 1 juli ook verschillende facturen. Ontvang je nu al verzamelfacturen, dan blijf je deze ook na 1 juli ontvangen.
Tenaamstelling van de factuur wordt de debiteur
Onder het kopje 'Voor' (zie voorbeeld hieronder) kun je zien voor wie de media is besteld. Er verandert niets aan de splitsing van verschillende facturen. Ook na 1 juli blijf je aparte facturen ontvangen voor bijvoorbeeld dBos-bestellingen. We gaan uit van de inrichting zoals die nu is.
De pdf's en xml van de facturen naar hetzelfde adres
We blijven de pdf's versturen naar de e-mailadressen, zoals die nu in ons systeem bekend zijn. Binnenkort hopen we ook de xml-bestanden weer te kunnen versturen.
Splitsing tussen debet- en creditfacturen
Voor 1 juli stonden op één factuur zowel de posten die betaald moesten worden als de crediteringen. Dat zorgde voor onduidelijkheid en leidde soms tot dubbele betalingen. Daarom versturen we in ons nieuwe systeem de debet- en creditfacturen apart. Je herkent deze duidelijk aan de naamgeving.
Creditfactuur wordt verzamelfactuur
Je kunt als organisatie met verschillende klantnummers bestellen. Als deze klantnummers allemaal onder dezelfde debiteur vallen (en dus met hetzelfde rekeningnummer worden betaald), dan ontvang je de creditfactuur nu als één verzamelfactuur met daarop alle posten van de betreffende klantnummers. Per retourregel vind je het klantnummer waarvoor het medium was besteld.
Facturering abonnementen
Vanaf 1 juli ontvang je voor boekbestellingen en abonnementen aparte facturen. Je herkent deze duidelijk aan de naamgeving. Wel zo overzichtelijk.
Overige materialen, zoals campagnematerialen, blijven net als voorheen gewoon op de factuur van de boekbestellingen staan.
Voorbeelden van facturen
1. De nieuwe factuur ziet er bijna hetzelfde uit. Het verschil is, dat in het adreshoofd alleen de debiteur wordt genoemd. Onder het kopje 'Voor' vind je per boekingsregel het klantnummer van de vestiging of project waarvoor het bestemd is.

2 en 3. Dit zijn voorbeelden van oude facturen. In het adreshoofd werd voorheen de vestiging opgenomen. Dit komt nu dus te vervallen. In de nieuwe situatie zie je voor wie het besteld is terug onder het kopje 'Voor'.

Voorbeeld nieuwe en oude factuur NBD Biblion

2. Hou ik dezelfde klantnummers?

Voor een deel wel. In ons huidige klantsysteem zitten echter duizenden klantnummers, die al jaren niet meer worden gebruikt. Om vervuiling te voorkomen, worden klantnummers die al sinds 2019 niet meer zijn gebruikt niet meegenomen naar de nieuwe omgeving.

Tijdelijke maatregelen

Om de overgang naar het nieuwe systeem zo soepel mogelijk te laten verlopen, nemen we in de overgangsperiode een aantal tijdelijke maatregelen. Hieronder een overzicht van onze maatregelen. Klik op het plusje voor de toelichting.

1. Langere levertijd

Het was helaas onvermijdelijk om in de overgangsperiode minder te produceren en uit te leveren. We hebben er bewust voor gekozen om live te gaan in de maand juli. Dit is normaal gesproken door de zomer altijd een minder drukke maand, zodat we de achterstand zo snel mogelijk kunnen wegwerken.

2. Webshop

Het is weer mogelijk om via bestelbestanden te bestellen in onze webshop. Helaas werkt de webshop nog niet helemaal zoals je van ons gewend bent. Niet alle recente aanbiedingen zijn beschikbaar in de webshop, we werken er hard aan om alles op orde te krijgen.

3. Express Titels tijdelijk geen toeslag en minder aanbod

De levertijd van Express Titels kunnen we op dit moment niet garanderen. Sinds 1 juli rekenen we tot nader order geen toeslag hiervoor. Zodra we weer op het normale niveau zitten, communiceren we hierover op onze webshop en via de Notificatie Express aanbod.

4. In de zomervakantie geen levering aan scholen

In de zomervakantie van het onderwijs leveren we - net zoals voorgaande jaren - geen boeken uit aan scholen. Omdat we geen onderscheid kunnen maken tussen de verschillende regio's, leveren we geen boeken in de gehele periode van 10 juli t/m 3 september 2023.

Boeken kunnen wel gewoon worden besteld, zodat we ze gedurende de zomervakantie alvast klaar kunnen zetten in ons magazijn om na de vakantie uit te leveren.

Heb je nog vragen?

Neem dan contact met ons op!
info@nbdbiblion.nl of 079 344 0 344