Privacy Statement Stichting NBD Biblion

1.    Inleiding
Dit is het Privacy Statement van Stichting NBD Biblion en haar dochterondernemingen NBD Biblion Services B.V., NBD Biblion Technology Group B.V. en Bookarang B.V. (hierna: “NBD Biblion”). Een overzicht van alle producten, diensten en websites waarvoor dit privacy statement geldt, vindt u hier.

De meeste producten en diensten van NBD Biblion zijn uitsluitend bestemd voor zakelijke klanten (zoals bibliotheken en scholen). De gegevens van een rechtspersoon zoals een BV of NV zijn geen persoonsgegevens. Gegevens van de contactpersoon of vertegenwoordiger van een rechtspersoon zijn dat wel. Ook gegevens van een onderneming zonder rechtspersoonlijkheid zoals een eenmanszaak kunnen persoonsgegevens zijn.

Stichting NBD Biblion erkent het belang van privacy en vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens goed beschermd worden. De wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken is in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, hierna de “AVG”).

In dit Privacy Statement lichten we toe welke gegevens wij op welke manier verzamelen, voor welke doeleinden en op basis van welke grondslag. Daarnaast lichten we toe welke rechten u heeft en hoe u deze rechten kunt uitoefenen. Dit Privacy Statement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van producten en diensten van NBD Biblion, tenzij ten aanzien van een specifiek product of een specifieke dienst anders is aangegeven op het moment dat u daarvan gebruik maakt.

Wij kunnen dit Privacy Statement van tijd tot tijd aanpassen. Wij adviseren u om het Privacy Statement regelmatig te raadplegen. Indien wezenlijke wijzigingen worden aangebracht, zal Stichting NBD Biblion zorgdragen voor een meer opvallende kennisgeving. Dit Privacy Statement is voor het laatst gewijzigd op 26 oktober 2021.

2.    Verwerkingsverantwoordelijke en contact
De verwerkingsverantwoordelijke voor het gebruik van uw persoonsgegevens is Stichting NBD Biblion, gevestigd te Zoetermeer en kantoorhoudende aan de (2721 LT) Huygensstraat 1 in Zoetermeer (KvK 41150213).

Heeft u vragen over dit Privacy Statement, of over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u die stellen per e-mail via directiesecretariaat@nbdbiblion.nl of per post via Stichting NBD Biblion, Postbus 7454, 2701 AL Zoetermeer.
 
3.    Over NBD Biblion
NBD Biblion levert een compleet pakket producten en diensten die bijdragen aan het succes van bibliotheken en (school)mediatheken. Daarnaast heeft NBD Biblion een eigen drukkerij en binderij en een gespecialiseerde techniekafdeling. NBD Biblion verwerkt onder meer in het kader van de volgende diensten persoonsgegevens:

• Media. NBD Biblion selecteert en levert diverse media voor de collectie van bibliotheken en (school)mediatheken, zoals boeken, e-books, dvd’s, games, luisterboeken, taalcursussen, cd-roms, daisy- roms en cd’s. Ook levert NBD Biblion de materialen en diensten die nodig zijn voor het beheer van bibliotheken en (school)mediatheken.
• Data. NBD Biblion biedt toegang tot verschillende databanken (zoals Literom, Literom-Jeugd en Literom- wereld, de uittrekselbank, de uittrekselbank jeugd, actuele documentatiebank (inclusief jeugdversie), MOM en SISO-online, de trefwoordenthesaurus, en het printprogramma). Ook creëert en publiceert NBD Biblion meta-informatie (aanschafinformatie, analytische annotaties), rugetiketten en presentatie- en plaatsingssystemen.
• Printen en binden. Voor een groot aantal auteurs en uitgevers verzorgt NBD Biblion de gehele productie van boeken. Ook verricht zij deze diensten, op verzoek, aan particulieren.
• Techniek. NBD Biblion ontwikkelt, bouwt en onderhoudt machines voor binderijen, de grafische industrie en bibliotheken in binnen- en buitenland.

4.    Verzameling en verwerking van persoonsgegevens
NBD Biblion verkrijgt op verschillende manieren persoonsgegevens die zij voor verschillende doeleinden gebruikt.

Afname en levering van producten, diensten en/of abonnementen
Wanneer u (namens uw organisatie)  één of meerdere producten of diensten afneemt van NBD Biblion of een abonnement afsluit op één of meer van onze databanken, verwerken wij contactgegevens (waaronder naam, adres, functie, telefoonnummer, e-mailadres) en de transactiegegevens van uw bedrijf (waaronder bank- en betaalgegevens, factuurgegevens en afleveradressen).

Daarnaast verwerken wij bepaalde gegevens over het gebruik van onze producten en/of diensten, zoals de status van de door uw organisatie geplaatste bestelling(en) / abonnement(en) en de gegevens die aan ons zijn verstrekt in het kader daarvan.

Deze gegevens gebruiken wij om uw aanvraag te verwerken, producten en/of diensten uit te kunnen voeren en te leveren, om betalingen te kunnen verwerken en facturen te kunnen sturen. De juridische grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst met u.

Wij kunnen uw gegevens ook gebruiken voor analyse- en optimalisatiedoeleinden (op geaggregeerd niveau). De juridische grondslag hiervoor is een gerechtvaardigd belang van NBD Biblion om te begrijpen hoe klanten onze diensten gebruiken teneinde deze te kunnen verbeteren en optimaliseren.
 
Aanmaken en gebruik van account
Sommige producten en/of diensten van NBD Biblion kunnen alleen worden afgenomen als u(w organisatie) een account en een klantnummer heeft. Met een account krijgt uw organisatie toegang tot het bestelsysteem en/of één of meer databanken van NBD Biblion. Dit geldt bijvoorbeeld voor bestellingen op de webshop van NBD Biblion, en voor printen en binden.

Als u namens uw organisatie een account aanmaakt, vult u bepaalde (persoons)gegevens in. Het betreft onder meer de naam en functie van onze contactpersoon, de naam van de organisatie, het adres, telefoonnummer, e- mailadres, het afleveradres (indien afwijkend), het factuuradres (indien afwijkend), en wachtwoord. In sommige gevallen dient u ook een KvK- en BTW-nummer te verstrekken. U kunt ook bepaalde voorkeuren en/of wensen voor de levering doorgeven.

Deze gegevens gebruiken wij om het account aan te maken, u toegang te geven tot de bestelomgeving en om wijzigingen te kunnen verwerken. De grondslag voor het verwerken van uw persoonsgegevens in dit verband is de uitvoering van de overeenkomst met u.

We kunnen de gegevens verzameld binnen een account ook gebruiken voor analyse-en optimalisatiedoeleinden (op geaggregeerd niveau). De juridische grondslag hiervoor is een gerechtvaardigd belang van NBD Biblion om onze producten en diensten te verbeteren en optimaliseren.

Afnemen goederen/diensten door NBD Biblion
Wanneer wij goederen en/of diensten afnemen van leveranciers en/of dienstverleners, verwerken wij persoonsgegevens van die leveranciers en/of dienstverleners en/of personen die bij hen werkzaam zijn. Het gaat dan om NAW- en contactgegevens, KvK-nummer, BTW-nummer, betaal- en bankgegevens, en gegevens over de bestelling / afgenomen dienst.

Wij gebruiken deze gegevens om bestellingen te kunnen doen of diensten te kunnen afnemen en om facturatie en administratie te kunnen verrichten en bij te houden. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst  met de betreffende leverancier/dienstverlener.

Bezoek aan een website van NBD Biblion
NBD Biblion biedt verschillende websites aan. Om onze websites te laten werken gebruiken wij functionele en technische cookies. Hiermee verzamelen wij uw IP-adres, het type browser (het computerprogramma om internetpagina’s mee te kunnen bekijken), het besturingssysteem dat u gebruikt en de pagina’s die u op onze websites bezoekt.

Dit doen wij onder andere om de gebruiksvriendelijkheid van onze websites te verhogen en om de websites te beveiligen, om uw ervaring van onze diensten te optimaliseren en u te herkennen bij een volgend bezoek. De juridische grondslag hiervoor is het gerechtvaardigd belang van NBD Biblion en/of derden om de websites en diensten van NBD Biblion goed te laten werken.
 
Ook maken wij gebruik van analytische cookies en technieken die hiermee vergelijkbaar zijn. Dit doen wij om de gebruiksvriendelijkheid van onze website te verhogen en om informatie te verzamelen over het gebruik van en bezoek aan onze websites, zodat NBD Biblion deze verder kan optimaliseren en wij meer inzicht krijgen in het bereik en effect van onze campagnes. We gebruiken ook cookies om ervoor te zorgen dat u de inhoud van onze websites kunt delen via sociale media, en om informatie voor u te personaliseren, alsmede voor onze marketingdoeleinden (social media en marketing cookies).

De juridische grondslag waarop wij het gebruik van persoonsgegevens die door middel van cookies en vergelijkbare technieken worden verkregen baseren, zijn ons gerechtvaardigd belang om onze website en bedrijfsactiviteiten te optimaliseren of uw toestemming (die wij vragen waar nodig). In onze Cookieverklaring kunt u meer lezen over welke cookies er voor welke doeleinden en door welke partijen worden geplaatst.

Recensies, uittreksels en auteursportretten
Indien u geïnteresseerd bent om (op freelance / zzp-basis) recensies en/of aanschafinformatieteksten te schrijven voor NBD Biblion kunt zich daarvoor aanmelden door het formulier voor aanmelding in te vullen op de recensentenwebsite van NBD Biblion. NBD Biblion vraagt in dat geval de volgende gegevens: NAW- gegevens, bankrekeningnummer, e-mailadres, CV, een proefrecensie en eventuele voorkeuren en genres.

Auteurs die (op freelance / zzp-basis) uittreksels en/of auteursportretten willen schrijven voor de uittrekselbank melden zich daarvoor aan door een e-mail te sturen naar NBD Biblion. Van deze personen verzamelt NBD Biblion de volgende gegevens: NAW-gegevens, bankrekeningnummer, e-mailadres, CV, en hun voorkeuren en genres.

De gegevens worden door NBD Biblion gebruikt voor het toewijzen en toezenden van boeken aan recensenten en auteurs en het doen van betalingen. De juridische grondslag hiervoor is het uitvoeren van de overeenkomst met recensenten en auteurs.

Contact met de klantenservice
Als u contact opneemt met onze klantenservice, verstrekt u bepaalde contactgegevens. Deze gegevens gebruiken wij om uw vraag of verzoek af te handelen, ter uitvoering van de overeenkomst met u. We kunnen uw vraag opslaan om u later beter behulpzaam te zijn en ter verbetering van onze producten en diensten, waarvoor als grondslag geldt het gerechtvaardigd belang van NBD Biblion haar dienstverlening te verbeteren.

Deelname aan klantenpanel / enquêtes
Als u deel uitmaakt van een klantenpanel van NBD Biblion of meedoet aan een enquête van NBD Biblion, verwerken wij onder meer uw contactgegevens en uw input met betrekking tot de te onderzoeken dienst of het te onderzoeken product.

De uitkomsten van het onderzoek worden door ons gebruikt om onze producten en diensten te kunnen verbeteren. De juridische grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst.
 
Communicatie van NBD Biblion
Via de website kunt u zich aanmelden voor één of meerdere nieuwsbrieven en themamails van NBD Biblion, waarin we u op de hoogte houden van het laatste nieuws, de meest recente collecties en interessante thema’s. Als u dat doet, geeft u NBD Biblion toestemming u per e-mail informatie toe te zenden. U kunt zelf aangegeven over welke diensten en thema’s u wel en geen berichten wilt ontvangen. Als u geen nieuwsbrieven/mailings meer wilt ontvangen, kunt u zich daarvoor op elk moment afmelden via de link onderaan ieder bericht. U kunt zich niet afmelden voor berichten die nodig zijn voor de afhandeling van bestellingen en andere noodzakelijke serviceberichten.

Indien u een bestaande klant/abonnee bent van NBD Biblion, kunnen wij u informatie toezenden over NBD Biblion en soortgelijke producten- of diensten waar u mogelijk geïnteresseerd in bent, tenzij u bij aankoop heeft aangegeven daar geen prijs op te stellen. De juridische grondslag hiervoor is een gerechtvaardigd belang om u marketinginformatie toe te zenden.

Sociale media
NBD Biblion is op verschillende sociale media aanwezig, zoals Twitter en Facebook. Als u ons volgt via sociale media, krijgen we mogelijk toegang tot een deel van uw profielgegevens. NBD Biblion kan bijhouden hoe vaak de pagina en/of een bepaalde post van NBD Biblion is “geliked” en/of gedeeld via sociale media.

Het doel van deze verwerkingen is het bereik van de sociale media-activiteiten van NBD Biblion in kaart te brengen en haar sociale media activiteiten te verbeteren. De grondslag is het gerechtvaardigd belang van NBD Biblion om haar sociale media-activiteiten te kunnen verbeteren.

5.    Bewaartermijnen
NBD Biblion bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of worden verwerkt, tenzij langer bewaren noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke plicht.

Meer concreet hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• De (account-)gegevens van onze afnemers (klanten) en abonnees worden bewaard tot 2 jaar na het eindigen van de relatie.
• Ten aanzien van inactieve gebruikers met een account hanteren wij een bewaartermijn van 2 jaar waarna een herinnering wordt verstuurd of de betrokkene nog gebruik wil blijven maken van zijn account met daarin een termijn waarbinnen gereageerd kan worden. Bij gebreke van een tijdige reactie worden de persoonsgegevens gekoppeld aan het account verwijderd.
• De gegevens van leveranciers worden bewaard tot 2 jaar na het eindigen van de relatie.
• Persoonsgegevens van auteurs en recensenten worden tot 7 jaar na het eindigen van de relatie door ons bewaard.
• Voor cookies en vergelijkbare technieken hanteren wij een levensduur van maximaal zes (6) maanden. (Persoons)gegevens verzameld door middel van cookies, zoals informatie over uw internetgebruik, worden ook maximaal zes (6) maanden bewaard.
• Wanneer u zich heeft ingeschreven voor één of meerdere van onze nieuwsbrieven, bewaren wij uw contactgegevens tot u heeft aangegeven deze niet meer te willen ontvangen. Voor bestaande klanten hanteren wij een bewaartermijn van 1 jaar na inactiviteit.
• Voor de gegevens die wij verzamelen voor doeleinden zoals het leveren van producten en diensten en factureren, om bestellingen af te handelen en om u te informeren over het verloop ervan, hanteren wij een bewaartermijn van maximaal 2 jaar.
• Als u contact opneemt met de klantenservice worden uw persoonsgegevens door ons maximaal 2 jaar na ons laatste contact bewaard.
• Als u meedoet aan een enquête of klantenpanel, worden de door u verstrekte gegevens door ons maximaal 2 jaar bewaard. Uw contactgegevens worden bewaard tot u zich afmeldt voor het klantenpanel. Voor enquetes via SurveyMonkey geldt een bewaartermijn van 1 jaar waarna de gegevens worden geanonimiseerd.
• Gegevens over het gebruik van onze nieuwsbrieven en mailings, waaronder het open- en klikgedrag, worden na 12 maanden geanonimiseerd.
• Gegevens via social media verzamelen wij alleen van bestaande accounts/klanten. Deze worden twee jaar na einde van de relatie bewaard.

6.    Gegevensverstrekking aan derden
Concern
Dochterondernemingen van NBD Biblion kunnen toegang krijgen tot uw gegevens op basis van het gerechtvaardigd belang van NBD Biblion bij een efficiënte en doeltreffende bedrijfsvoering. Alle ondernemingen binnen het concern van NBD Biblion zullen hetzelfde niveau van bescherming bieden. Uw gegevens kunnen door de dochterondernemingen van NBD Biblion onder meer worden gebruikt voor het uitvoeren van de overeenkomst(en) met u.

Verwerkers
NBD Biblion kan gebruik maken van de diensten van derden om uw gegevens te verwerken in  overeenstemming met dit Privacy Statement. Deze derde partijen treden hierbij op als verwerker voor NBD Biblion. NBD Biblion draagt zorg dat deze partijen voldoende waarborgen bieden ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Derde partijen die voor NBD Biblion optreden als verwerker hebben een verwerkersovereenkomst met NBD Biblion afgesloten waarin onder meer is opgenomen dat zij uw gegevens uitsluitend zullen verwerken in opdracht van NBD Biblion.

Uw gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan derde partijen, omdat we een overeenkomst met u moeten uitvoeren of als dat nodig is om de afspraken met u na te komen. Daarnaast verstrekken we uw gegevens aan andere partijen die we nodig hebben in het kader van onze dienstverlening.
 
Ook kan NBD Biblion toestaan dat andere bedrijven inzage krijgen in uw bezoek aan onze website door middel van het gebruik van third-party cookies. Hierbij verwijzen wij naar de verdere informatie hierover in onze Cookieverklaring. Ook kan NBD Biblion diensten aanbieden in samenwerking met andere partijen. Voor het bezorgen van uw bestellingen in overeenstemming met de door u gekozen bezorgmethode en het versturen van e-mailnotificaties over de status van de bezorging, worden uw contactgegevens en uw bezorgadres aan de betreffende bezorgdienst verstrekt. De bezorgdienst is als zelfstandig verantwoordelijke partij betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst met u. Ook andere partijen kunnen betrokken zijn bij het uitvoeren van een overeenkomst met u als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of als gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke met NBD Biblion. U wordt daarover dan geïnformeerd op het moment dat u gebruik maakt van een dergelijke dienst.

Overig
Voor het overige verstrekt NBD Biblion alleen gegevens aan derden met uw uitdrukkelijke toestemming of indien zij daartoe verplicht is op grond van wet- en regelgeving, zij daartoe genoodzaakt is als gevolg van een rechtszaak en/of in het geval zij dat noodzakelijk acht ter bescherming van haar eigen belangen en/of de belangen van derden.

7.    Beveiliging van gegevens
NBD Biblion neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van persoonsgegevens tegen te gaan. Alleen personen die gelet op hun functie toegang nodig hebben kunnen bij uw persoonsgegevens. Al deze personen hebben een geheimhoudingsplicht.

8.    Doorgifte
NBD Biblion kan gebruik maken van de diensten van derden om uw gegevens te verwerken in  overeenstemming met dit Privacy Statement. In beginsel maakt zij gebruik van (cloud)oplossingen die binnen Europa worden gehost. Dat neemt niet weg dat deze partijen gevestigd kunnen zijn buiten de Europese Unie of dat zij (in de toekomst) gebruik kunnen gebruik maken van servers die zich buiten de Europese Unie bevinden. Het niveau van het recht op bescherming van persoonsgegevens kan in deze landen lager zijn dan in de Europese Unie.

Om uw privacy te waarborgen, zal NBD Biblion uw persoonsgegevens slechts doorgeven in overeenstemming met de geldende regelgeving voor het doorgeven van persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie. Dat betekent dat zij uw persoonsgegevens slechts naar derde landen zal doorgeven indien de Europese Commissie heeft besloten dat het betreffende derde land een passend beschermingsniveau waarborgt en/of indien andere passende waarborgen worden geboden, zoals ongewijzigde standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, zo nodig met aanvullende maatregelen. Deze zijn hier te vinden.

9.    Uw rechten
U kunt uw persoonsgegevens bekijken via uw Account. Indien u gegevens wilt beheren, wijzigen en verwijderen, kunt u contact opnemen met ons klantcontactcentrum: info@nbdbiblion.nl.

De AVG verleent u de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens die door NBD Biblion worden verwerkt:

• Inzage en correctie. U kunt ons vragen welke persoonsgegevens NBD Biblion van u verwerkt voor welke doeleinden en/of ons verzoeken deze te wijzigen of corrigeren.
• Verwijdering. Als u wilt dat NBD Biblion uw persoonsgegevens en/of uw account verwijdert, kunt u ons hierom verzoeken. Het is mogelijk dat enkele persoonsgegevens na het verwijderingsverzoek door NBD Biblion worden bewaard, bijvoorbeeld indien dit noodzakelijk is voor de afwikkeling van geplaatste bestellingen of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de gegevens te bewaren.
• Bezwaar. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden en/of de (verdere) ontvangst van (bepaalde) marketing informatie. Wij zullen u dan geen (verdere) marketinginformatie sturen. In de nieuwsbrieven en mailings die wij u sturen, alsmede in overige door ons gestuurde marketinginformatie, is ook een afmeldmogelijkheid opgenomen. Wanneer we gegevens verwerken op basis van het gerechtvaardigd belang van NBD Biblion, kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking van uw persoonsgegevens. We zullen de verwerking staken tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan uw belangen.
• Beperking verwerking. U kunt ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken als u daar een gegronde reden voor heeft, bijvoorbeeld als u het idee hebt dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, of als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van persoonsgegevens door NBD Biblion.
• Gegevensoverdraagbaarheid. U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm over te (laten) dragen als de verwerking van persoonsgegevens door NBD Biblion berust op uw toestemming en via geautomatiseerde procedés wordt verricht.
• Intrekken toestemming. Wanneer een verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw (uitdrukkelijke) toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
• Klacht. U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kan worden gedaan via info@nbdbiblion.nl of per post via Postbus 7454, 2701 AL Zoetermeer.  NBD Biblion zal dit verzoek uiterlijk binnen vier weken beoordelen en u laten weten wat er met het verzoek zal gebeuren.

10.    Overdracht onderneming
In de toekomst kunnen één of meer onderdelen of activa van NBD Biblion worden overgedragen aan een derde partij of kan NBD Biblion fuseren met een derde partij. In dat geval kunnen ook uw persoonsgegevens aan deze derde partij worden overgedragen. NBD Biblion zal u in een dergelijk geval altijd vooraf informeren.