Klaar voor de toekomst

Samen met bibliotheken werken we graag aan de uitdagingen rondom leesbevordering, leesplezier en een leven lang leren. Daar hoort ook een passende dienstverlening rondom de collectie bij. Denk aan aankoopgemak, persoonlijk advies en tijdige leveringen. Om klaar te zijn voor de toekomst, waarin het mogelijk is om vraag gestuurd aanbod te leveren, klimaatneutraal en duurzaam, investeren we al een tijd in de livegang van een nieuw productiesysteem.

Op 1 juli 2023 gaan we live!

Tijdelijke maatregelen

Om de overgang naar het nieuwe systeem zo soepel mogelijk te laten verlopen, nemen we in de overgangsperiode een aantal tijdelijke maatregelen.

Langere levertijd

Tijdens de hele periode nemen we gewoon bestellingen aan volgens het bekende proces. Er verandert dus niets aan ons weekaanbod of de manier van bestellen. Het is helaas onvermijdelijk om in de overgangsperiode minder te produceren en uit te leveren. We hebben er bewust voor gekozen om live te gaan in de maand juli. Dit is normaal gesproken door de zomer altijd een minder drukke maand, zodat we de achterstand zo snel mogelijk kunnen wegwerken.

Expresstitels tijdelijk geen toeslag

De levertijd van expresstitels kunnen we in de overgangsperiode niet garanderen. Vanaf 7 juni zullen we daarom tot nader order geen toeslag rekenen hiervoor. We communiceren hierover op onze webshop en via de Notificatie Express (NOG LINKEN)

Uiterste besteldatum voor scholen

In de zomervakantie van het onderwijs leveren we - net zoals voorgaande jaren - geen boeken uit aan scholen. We raden aan om bestellingen voor scholen uiterlijk 6 juni aan ons door te geven, om er zeker van te zijn dat de boeken voor de zomervakantie geleverd kunnen worden. Bestel je later, dan bestaat de kans dat de boeken na de vakantie worden geleverd.

Tijdelijk geen nieuwe klantinlogs mogelijk

Ben je nog geen klant van NBD Biblion en heb je nog geen inlog voor de webshop? Dan is het vanaf 16 juni t/m 16 juli 2023 helaas niet mogelijk om iets bij ons te bestellen.

Winkel tijdelijk gesloten voor bezoek

Vanaf 16 juni t/m 16 juli 2023 is het niet mogelijk om onze winkel te bezoeken. Je kunt uiteraard wel een afspraak inplannen voor in de periode erna. Neem hiervoor contact op met ons Klant Contact Center, info@nbdbiblion.nl.

Extra team bij Klant Contact Center

We doen er alles aan om de overgang soepel te laten verlopen, maar het blijft mensenwerk. Mocht je na 1 juli toch problemen ervaren, dan hebben we een team klaarstaan met specialisten. Zij zijn allemaal onderdeel van het projectteam en kunnen jullie snel helpen en eventuele problemen oplossen.

Wat gaat er veranderen?

We gaan live met de functionaliteiten zoals jullie die van ons kennen. Na de livegang zullen we aan de slag gaan met de gewenste verbeteringen. In eerste instantie zal er voor jullie dus niet veel veranderen. Bekijk hieronder de meest gestelde vragen.

Collectie selecteren, bestellen en levering

1. Werken alle koppelingen straks nog?

Jazeker! We testen met alle leveranciers van de verschillende bibliotheeksystemen, zoals OCLC (Wise), Axiell (V-Smart) en Aura. Voor de koppeling met Brocade verandert er niets. Dit loopt via een ander systeem, waarin geen wijzigingen plaatsvinden. We zijn in de eindfase van het testen, maar we gaan pas live als in de testomgeving alles goed werkt.

We testen o.a. de volgende koppelingen:

Plankklaar koppelen (PKK)
Bestelsynchronisatie
Uploaden bestelbestanden

En, mocht je toch problemen ervaren na 1 juli, dan zit een team klaar om dit op te lossen.

2. Verandert er iets in het bestelproces?

Nee, tijdens het bestellen merk je niets van ons nieuwe systeem. Je kunt nog steeds via je eigen bibliotheeksysteem bestellen of via onze webshop.

3. Verandert er iets aan het (week)aanbod?

Nee, het aanbod zoals je dat nu van ons gewend bent, blijft bestaan. Je blijft dus gewoon je weekaanbod ontvangen en onze overige aanbiedingen en standing orders.

4. Hou ik mijn bestelhistorie in de webshop van NBD Biblion?

In het nieuwe systeem nemen we de bestelhistorie mee vanaf 1 januari 2019. Dit betekent de historie van de afgelopen 4,5 jaar.

5. Verandert er iets aan de verzending?

In eerste instantie niet. Wel zijn we bezig om je als klant meer inzicht te geven in de status van je bestelling. Dit kan nog niet gelijk op 1 juli, maar we zijn achter de schermen al bezig om deze plannen verder uit te werken.

Facturering

1. Wat verandert er aan de facturering?

Inrichting van de facturatie blijft zoals het is
Als je nu verschillende facturen ontvangt voor bijvoorbeeld verschillende vestigingen, of dBos, dan ontvang je na 1 juli ook verschillende facturen. Ontvang je nu al verzamelfacturen, dan blijf je deze ook na 1 juli ontvangen.
Tenaamstelling van de factuur wordt de debiteur
Onder het kopje 'Voor' (zie voorbeeld hieronder) kun je zien voor wie de media is besteld. Er verandert niets aan de splitsing van verschillende facturen. Ook na 1 juli blijf je aparte facturen ontvangen voor bijvoorbeeld dBos-bestellingen. We gaan uit van de inrichting zoals die nu is.
De pdf's en xml van de facturen naar hetzelfde adres
We blijven de pdf's ven xml versturen naar de e-mailadressen, zoals die nu in ons systeem bekend zijn.
Splitsing tussen debet- en creditfacturen
Op dit moment vind je op één factuur zowel de posten die betaald moeten worden als de crediteringen. Dit zorgt nu voor onduidelijkheid en leidt soms tot dubbele betalingen. Daarom versturen we in ons nieuwe systeem de debet- en creditfacturen apart. Je herkent deze duidelijk aan de naamgeving.
Creditfactuur wordt verzamelfactuur
Je kunt als organisatie met verschillende klantnummers bestellen. Als deze klantnummers allemaal onder dezelfde debiteur vallen (en dus met hetzelfde rekeningnummer worden betaald), dan ontvang je de creditfactuur voortaan als één verzamelfactuur met daarop alle posten van de betreffende klantnummers. Per retourregel vind je het klantnummer waarvoor het medium was besteld. Retouren worden wekelijks afgehandeld en gecrediteerd.
Facturering abonnementen
Voorheen stonden de facturen voor abonnementen en boekbestellingen op één factuur. Vanaf 1 juli ontvang je voor de abonnementen aparte facturen. Je herkent deze duidelijk aan de naamgeving. Wel zo overzichtelijk.
Overige materialen, zoals campagnematerialen, blijven net als voorheen gewoon op de factuur van de boekbestellingen staan.
Voorbeelden van facturen
1. De nieuwe factuur ziet er bijna hetzelfde uit. Het verschil is, dat in het adreshoofd alleen de debiteur wordt genoemd. Onder het kopje 'Voor' vind je per boekingsregel het klantnummer van de vestiging of project waarvoor het bestemd is.

2 en 3. Dit zijn voorbeelden van oude facturen. In het adreshoofd werd voorheen de vestiging opgenomen. Dit komt nu dus te vervallen. In de nieuwe situatie zie je voor wie het besteld is terug onder het kopje 'Voor'.

Voorbeeld nieuwe en oude factuur NBD Biblion

2. Hou ik dezelfde klantnummers?

Voor een deel wel. In ons huidige klantsysteem zitten echter duizenden klantnummers, die al jaren niet meer worden gebruikt. Om vervuiling te voorkomen, worden klantnummers die al sinds 2019 niet meer zijn gebruikt niet meegenomen naar de nieuwe omgeving.

Heb je nog vragen?

Neem dan contact met ons op!
info@nbdbiblion.nl of 079 344 0 344